Magister Academy
HubSpot als all-in-one oplossing voor het Magister Academy reserveringsplatform
Over Magister
Eindproduct
Doorlooptijd
De uitdaging
Magister Academy bestond voorheen uit een eenvoudige website in een verouderd CMS. Om reserveringen te verwerken, docenten voor de trainingen te plannen en cursisten te bereiken werden vooral veel Excel documenten en verschillende tools ingezet. Dit kostte ontzettend veel tijd, was foutgevoelig en moeilijk te beheren.
De wens vanuit Magister was om het volledige proces te vernieuwen, van een nieuwe website tot aan een automatische review e-mail na afloop van een training, tot het voorbereiden van de facturering. Na een onderzoekstraject en een inventarisatie van de eisen hebben we in kaart gebracht hoe we dit volledige proces in HubSpot konden gaan opbouwen.
Onze aanpak en strategie
Na de inventarisatie startte ons team met het schetsen van de customer journeys. Op basis hiervan werd steeds duidelijker wat de juiste richting is en hoe dat in HubSpot ingeregeld moet worden. Hier kreeg het project drie duidelijke ontwikkeltrajecten:
1. HubSpot CRM inrichting
Vanuit HubSpot CRM moeten verschillende administratieve zaken geregeld worden:
- Inschrijvingen via een formulier op de website moeten automatisch verwerkt worden voor de gekozen training, inclusief alle benodigde email communicaties (bevestiging aanmelding mail, herinneringsmails en reviewmails)
- Aanvragen voor maatwerktrainingen en andere diensten worden ondersteund via formulieren en een daarbij ingerichte workflow om die automatisch op te volgen
- Personen die een bestelling doen moeten in het CRM-systeem aan de juiste training en school gekoppeld worden
- Het Magister Academy team moet eenvoudig trainingen kunnen toevoegen en aanpassen en het aantal deelnemers en beschikbare plaatsen managen
- Aankopen moeten als deal geregistreerd en automatisch doorgezet worden naar de financiële administratie ten behoeve van de facturatie
- Docenten moeten inzicht krijgen in deelnemers en hun achtergronden, verzorgen aanwezigheidsregistratie
- Docenten kunnen via het systeem diverse communicatie activiteiten verzorgen (zoals e-mails en documenten)
2. Website in HubSpot CMS
- Een vernieuwd webdesign op basis van de Magister huisstijl en website
- Een verbeterde navigatie structuur
- Automatische vertoningen van beschikbare trainingen en aantal plaatsen
- Automatische vertoningen van aankomende trainingen
- Aanmelding voor trainingen en wachtlijsten voor trainingen
- Dynamische content op informatiepagina’s en bestelpagina’s
3. Automatiseringen en workflows inrichten
- Automatische mails verzenden bij het ontvangen en bevestigen van een aanmelding
- Herinneringsmails inrichten voorafgaand aan de trainingen
- Review mails om de ervaringen van een training in beeld te krijgen
- Voor online trainingen automatisch de juiste Microsoft Teams link meesturen
- Notificaties naar sales support bij volle trainingen of informatie aanvragen
- Genereren deal records als placeholder voor de aankoop van een training, inclusief alle associaties
- Genereren factuur informatie (deals) voor Salesforce, van waaruit het factureringsproces naar SAP wordt verzorgd
Voor deze verschillende trajecten is er optimaal gebruik gemaakt van alle expertises binnen het Fueld team. Per onderdeel zijn meerdere personen ingezet om op ieder gebied de juiste kennis en ervaring te kunnen inzetten
Voor het ontwikkeltraject van de website is er een samenwerking geweest met communicatiebureau Blauwe Zone, de vaste partner van Magister. Dit team heeft ondersteuning geboden in het uitwerken van een goede user experience op de nieuwe website.
Het resultaat
Na het opbouwen van de wireframes in HubSpot CMS en het inrichtingen van de trainingen in HubSpot CRM, is het Magister Academy team aan de slag gegaan met het vullen van de website en het systeem. Om verschillende processen uit te leggen, is veel gebruik gemaakt van video-tutorials.
Het volledig zelf kunnen beheren van het systeem én de website was een van de belangrijke eisen. Door het team op het juiste moment deel te laten nemen aan het ontwikkelproces, werd iedereen snel wegwijs in het systeem. Na het testen en de livegang van de nieuwe Magister Academy website zijn er nog enkele verbeteringen en aanpassingen doorgevoerd.
De kracht van HubSpot wordt echt benut, iedereen werkt nu binnen één systeem en door de automatiseringen is er nu al veel tijdwinst behaald. Een bijkomend voordeel is de nieuwe inzichten en data die HubSpot automatisch verzameld. Op basis hiervan kan Magister Academy verder geoptimaliseerd worden, om docenten zo goed mogelijk te trainen.
Een belangrijke factor was ook dat de nieuwe website en de processen vóór het nieuwe schooljaar in productie moest zijn. Afgezien van het goed samenwerken, plannen en managen van het project, biedt HubSpot een platform waarmee snel en adequaat het gewenste resultaat is te behalen.
"Door steeds snel kunnen schakelen met het team van Fueld, hebben we de nieuwe site in nog geen 2,5 maand gerealiseerd (in de zomer!). De samenwerking met Fueld was buitengewoon aangenaam. Hun constante beschikbaarheid en openheid zorgden ervoor dat geen enkele vraag of idee te veel was. Ze slaagden er telkens in om dit om te zetten naar oplossingen die perfect pasten bij Magister."
